Menghindari Tumpukan Arsip

Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi penciptanya;

Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.

Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan

Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.

Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.

Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.

Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.

Memilah dan Menyimpan Arsip

Bertumpuknya berkas di meja dan sekitarnya menimbulkan pemandangan yang tidak enak dan tentunya kalau dibiarkan akan merepotkan, mau diapakan tumpukan tersebut. Untuk menghindari hal itu, sebelum menjadi tumpukan-tumpukan hendaknya diadakan pemilahan dan penyimpanan arsip yang harus kita perlakukan sesuai dengan prinsip kearsipan yaitu cepat ditemukan kembali bila diperlukan.

Dalam kearsipan dikenal tiga fase yaitu penciptaan/penerimaan, penggunaan, dan penyimpanan/penyusutan, pengertiannya; naskah-naskah dalam bentuk apapun (seperti; surat, formulir, laporan, gambar, microforms, input/output komputer) yang diciptakan/diterima dapat didistribusikan baik internal maupun eksternal; kemudian dipergunakan sebagai alat pengambil keputusan, pendokumentasian merespon berbagai pertanyaan, referensi, atau sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan organisasi; dan setelahnya disimpan jika masih memiliki nilai guna atau disusutkan dengan cara pemusnahan atau penyerahan jika sudah tidak diperlukan lagi.

Seperti telah disinggung diatas bahwa kegunaan arsip dibedakan dengan arsip aktif dan inaktif. Untuk menghindari bertumpuknya berkas kita harus memperhatikan kegunaan arsip tersebut dengan cara mengidentifikasikan arsip apakah arsip tersebut masih aktif digunakan sebagai bahan kerja atau sudah masuk menjadi inaktif. Jika masuk kategori aktif hendaknya berkas tersebut diletakkan/disimpan dekat dengan meja atau wilayah kerja kita untuk memudahkan penggunaannya. Tentunya penyimpanan berdasarkan sistem kearsipan, diantaranya dapat berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian/unsur penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, maka dari itu arsip aktif tersebut harus selalu tersedia pada saat diperlukan.

Arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, jika dibiarkan terus, tempat kerja kita akan dipenuhi dengan tumpukan arsip, sehingga aktivitas kerja kita menjadi terganggu. Arsip yang banyak memenuhi meja dan sekitarnya itu kebanyakan adalah arsip inaktif yang masih disimpan di ruangan kerja. Volume arsip terbesar dari suatu organisasi adalah arsip inaktif. Arsip yang telah masuk menjadi kategori inaktif atau volume pemakaian berkurang, jarang, atau bahkan sudah tidak dipergunakan, penyimpanannya harus segera dipisahkan/diserahkan ke unit kearsipan (central arsip) organisasi atau dapat pula dimusnahkan tentunya dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Akan lebih baik lagi jika suatu organisasi telah memiliki jadwal retensi arsip. Dengan jadwal retensi arsip umur suatu arsip yang inaktif telah ditentukan dan memuat keterangan arsip tersebut akan diapakan dan dikemanakan setelahnya.

Dengan demikian jika kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip aktif atau inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan disekitar raungan kerja yang menimbulkan ketidaknyamanan dalam bekerja. Tentunya bukan hal yang mudah untuk melaksanakannya, semua kembali kepada keinginan niat kita untuk mengadakan perbaikan dan perubahan. Berdasarkan pengalaman, jika kita membiarkan arsip menumpuk sekali saja, maka arsip tersebut akan menjadi tumpukan-tumpukan yang akan memenuhi meja dan ruang kerja, dan akan menimbulkan rasa malas untuk menanganinya. Tumpukan arsip akan bercampur antara yang aktif dengan yang inaktif, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam pencarian arsip yang dibutuhkan.